У сучасних умовах передача паперових документів — це не завжди просто, адже багато хто працює з дому, а для тих, хто все ж відвідує робочі місця існує високий ризик небезпеки. Тому перехід на електронний документообіг є актуальною темою, особливо для бізнесу, в якого з'явилася потреба працювати в ЕДО.
Як швидко можна запустити ЕДО і що для цього потрібно?
При бажані запустити ЕДО можна протягом декількох годин, або навіть протягом одного дня, в залежності від ефективності організації.Що для цього потрібно:
1. Електронний цифровий підпис (кваліфікований), отриманий від АЦСК за допомогою:
- Mobile ID
- Bank ID
2. Обрати платформу для підписання документів:
- на сервісі Мін'юсту
- за допомогою оператора ЕДО
3. Відібрати документи, які будуть переводитися на ЕДО
Правові передумови переходу на ЕДО
1) Кадрова документація (переважно все, що є в кадровому документообігу може бути переведено в цифровий формат, з урахуванням певних особливостей):
- Проаналізувати та впровадити вимоги щодо архівного зберігання кадрових документів;
- Відобразити правила ведення кадрового ЕДО в трудових договорах/внутрішньому трудовому розпорядку/політиках компанії.
2) Контракти:
- Погодити з контрагентами спільну платформу для ЕДО;
- Укласти з контрагентами додаткову угоду про перехід на ЕДО;
- Е-кабінети для клієнтів.
3) Первинні документи:
- Контракт — головна передумова;
- Рішення про дату визначення операцій;
- Розробити механізм вчасного підписання документів у "межових" періодах у цілях подання податкової декларації;
- План дій у разі проведення податкових перевірок.
4) Для всіх е-документів:
- Провести ревізію документів, оцінити, які з них можна перевести на ЕДО;
- Розробити наказ підприємства та положення про порядок ведення і зберігання ЕДО.
Чи є ЕДО законним?
До правової бази для В2В ЕДО можна віднести:Законодавча база
1. Цивільний кодекс
2. Закон "Про електронні документи та електронний документообіг" (2003 рік)
3. Закон "Про електронні довірчі послуги"
4. Закон "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах"
Регуляторні вимоги до суб'єктів ринку
1. Надавачі довірчих послуг (АЦСК) — довірчий список
2. ЕДО-провайдери — державна експертиза у сфері захисту інформації, КСЗІ (сертифікат відповідності)
Судова практика, щодо електронної форми договорів
Категорії спорів:
1) Виконання е-договорів
2) Визання е-договору неукладеним/недійсним
3) Визнання ЕЦП недійсним з моменту реєстрації
Виходячи з судової практики, можна виділити такі аспекти, що допомагають позивачам відстоювати свою позицію:
- Договір про використання ЕЦП;
- Листування з корпоративної пошти;
- Здійснення дій на виконання е-договору;
- Банківські договори за допомогою одноразового ідентифікатора в смс-повідомлені.
Але також є певні складності, наприклад:
- Складність ідентифікації підписантів;
- Відсутність попередньої домовленості про ЕЦП;
- Складність встановлення змісту е-договору.
Які потрібні законодавчі зміни?
Незважаючи на те, що закони є, і вони досить прогресивні, існує певна регуляторна невизначеність. Тому для бізнесу в сучасних умовах дуже важливими є низка законодавчих змін:
1) Держава має розробити комплексний план заходів щодо цифровізації економіки та стимулювання ЕДО.
2) Оптимізація В2В та В2G ЕДО: інтероперабельність, розширення функціоналу, ЕЦП дистанційно тощо.
3) Необхідні міжнародні договори про визнання схем електронної ідентифікації для запуску ЕДО із зарубіжними контрагентами (Закон "Про електронні довірчі послуги").
4) Цифровізація трудового права: скасування обов'язкового дублювання на папері документів постійного і тривалого зберігання (понад 10 років).
Найважливіше, що потрібно прийняти: якщо в період карантину договори та первинні документи оформлені в електронній формі з урахуванням вимог чинного законодавства, це не буде самостійною підставою для визнання господарських операцій нереальними, неналежно оформленими або підставою для їхньої перекваліфікації під час подальших податкових перевірок.
Тобто, потрібна тотальна легалізація цифрових процесів.
Джерело: https://www.youtube.com/watch?v=v72_dZ7qlTE&feature=youtu.be&linkId=86218796&fbclid=IwAR3rQ1q5LVdRJat2LBbywgbpqJ4K3pjVV2wjGQf8R0ydYszcT6HdlV0pnEA
